Come organizzare il meeting perfetto?
Il metodo Bezos tra pizze, memos e sedie vuote.
Alt!
Prima di iniziare, diciamocelo.
C’è un grande elefante nella stanza quando parliamo di meeting: la stragrande maggioranza delle persone si distrae.
Chi più, chi meno, chi sempre, chi solo quando non ce la fa più.
Cosa fanno le persone durante i meeting?
Giocano a scacchi.
Scrivono messaggi.
Rispondono alle mail.
Leggono news online.
Fanno ricerche su internet.
Disegnano o scarabocchiano.
“Chi lo fa sbaglia? Non sbaglia?”
Non sta a noi dirlo.
Noi vogliamo solo aiutarti a creare un meeting così dritto al punto, che non avrai più bisogno di porti la domanda.
Lo faremo insieme al caro vecchio Jeffrey.
Jeff Bezos.
Ecco le 3 regole dei meeting di Jeff Bezos!
Regola delle Due Pizze. 🍕🍕
Jeff Bezos ha una regola semplice ma potente per i suoi meeting:
“Se due pizze non bastano per sfamare tutti i partecipanti, allora il team è troppo grande.”
Mettendo da parte il dibattito su cosa debba esserci sulla pizza (ananas sì? ananas no? lasciamo a te la scelta 🍍), l'ideale è avere team di meno di 10 persone.
I team più piccoli riducono al minimo le linee di comunicazione e il carico burocratico, dedicando più tempo ai clienti e alla sperimentazione. Inoltre, gli individui sono più responsabilizzati e hanno maggiore libertà di iniziativa.
Questo riduce l'effetto Ringelmann, la tendenza alla diminuzione della produttività individuale nei gruppi più numerosi, poiché le persone tendono ad affidarsi agli altri per dividere il carico.
Regola della Sedia Vuota. 💺
Ad Amazon, durante qualsiasi riunione, sia essa con cinque, dieci o quindici persone, viene riservato un posto speciale o una sedia vuota per il "cliente immaginario".
Perché?
La risposta è semplice: il cliente è re. 👑
Deve essere sempre presente nelle menti delle persone che lavorano per il cliente.
La "sedia vuota" è una pratica tradizionale della psicoterapia della Gestalt che aiuta chi va in terapia a elaborare questioni mentali ed emotive. Permette di esprimere pensieri e sentimenti come se si stesse parlando con una persona specifica, ma in un ambiente sicuro e neutrale.
Questa sedia ricorda a tutti i partecipanti alle riunioni che la persona più importante nella stanza è il cliente.
Regola Niente Slides. 💻
Chi arriva in Amazon rimane spesso shockato dai meeting. Prima di iniziare tutti passano 30 minuti a leggere in silenzio un lungo memorandum di 5 o 6 pagine. Questo perché i PowerPoint sono BANNATI.
Gli antropologi affermano che quando gli umani hanno acquisito il controllo del fuoco, non solo hanno potuto cucinare il cibo, ma hanno anche iniziato a raccontare storie attorno ai falò.
Le storie servivano come istruzione, avvertimento e ispirazione.
Bezos ha detto di essere un grande fan degli aneddoti nel business. Spesso, gli aneddoti dei clienti sono più perspicaci dei dati.
I punti elenco delle slide illudono perché sono facili da leggere, ma in realtà non sono storie: non rimangono nella memoria. Il cervello non è costruito per trattenere informazioni strutturate come punti elenco su una diapositiva.
Bonus tips❗️
Inizia in orario, finisci in orario. Iniziare in ritardo “invoglia” a fare tardi. Finire in ritardo demoralizza il team.
Memorandum ordinati, brainstorming disordinati. I documenti scritti devono essere chiari, precisi, organizzati. I brainstorming devono essere più creativi possibili e l’ordine non deve uccidere il flusso creativo.
Spero che anche questo Mercoledì la newsletter vi sia stata utile! Facci sapere se ti piace, c’è un sondaggio sotto, ci metterai 5 secondi!
Alla prossima 👋