Come liberarsi delle attività superflue?
Consigli pratici per gestire le priorità like a CEO.
Nelle nostre Aule, il tema della gestione del tempo è uno dei più sentiti.
Gestire il tempo è difficile per tutti.
Ma per chi guida un’organizzazione è cruciale riuscire a farlo.
Ne abbiamo parlato con Elena Mirandola, Business Leader, Sport Industry Expert, ex CEO di F.C. Como Women ed Executive Teacher di Wibo, per scoprire come affronta il tema della gestione delle priorità in termini concreti.
Elena, qual è la prima cosa che fai per gestire meglio il tempo?
«Cerco sempre di applicare un principio che adotto tanto nella vita professionale, quanto nella vita personale: il decluttering.
A livello personale vuol dire “semplicemente” liberare la mente da ciò che è superfluo, soprattutto nei momenti di maggiore pressione.
A livello professionale vuol dire concentrare le energie solo sulle attività che generano reale valore, quelle collegate direttamente agli obiettivi.
Tutto il resto va ridimensionato o eliminato.»
Come mai molte persone non riescono a liberarsi del superfluo?
«A volte il problema non è riuscire a liberarsi del superfluo.
È che per farlo dobbiamo saper dire ‘no’. Per molti è difficile.»
Tu come fai a dire ‘no’?
«Con trasparenza e chiarezza: spiegando che, in quel momento, altre priorità richiedono attenzione.
Saper dire ‘no’ è un atto di rispetto non solo verso se stessi, ma anche verso gli altri.
Nessuno vuole collaborare con una persona che non riesce a fare bene la sua parte perché sta pensando ad altre scadenze o altre priorità.»
✋ Aspetta un attimo. Prima di continuare, sai chi sono i nostri Executive Teacher?
Sono il cuore dell’esperienza Wibo: Executive, Founder, Imprenditrici e CEO con intere carriere alle spalle. Hanno guidato aziende, preso decisioni difficili, costruito team, affrontato crisi.
E oggi, insieme a Wibo, aiutano a formare +10.000 persone ogni anno nelle nostre Leadership Academy. Se vuoi saperne di più clicca qui.
Quindi cosa può fare in pratica chi vuole fare decluttering?
«Io utilizzo un sistema personale basato sulla categorizzazione delle attività che è semplice e funziona.
Identifico 4 o 5 macro-categorie che rappresentano le aree chiave del mio lavoro. A fine trimestre, faccio un’analisi per valutare quanto ciascuna categoria abbia contribuito al raggiungimento dei miei KPI.
Se qualcosa non ha generato impatto, nei mesi successivi riassegno il tempo, riducendo lo spazio di quella attività nel mio calendario.
Ripetendo questo esercizio, le tue scelte tattiche inizieranno ad allinearsi ai tuoi obiettivi strategici, senza che tu debba investire più tempo del necessario (giusto per restare in tema).»
Ci spieghi più nel dettaglio il metodo?
«Certo. Nel mio ultimo ruolo come CEO, per esempio, avevo definito le seguenti macro-categorie chiave:
Sviluppo commerciale
Relazioni con la proprietà
Relazioni con terze parti
Gestione del team
Attività di controllo finanziario
Monitoravo quanto tempo dedicavo a ciascuna categoria, con la consapevolezza che le vere priorità nel mio ruolo erano le categorie 1, 2 e 4.
Se mi accorgevo di aver dedicato troppo tempo ad attività che, pur essendo importanti, avrei potuto delegare o eliminare, cercavo rapidamente di correggere il tiro.»
Ti lasciamo qui un esercizio pratico per farlo anche tu!
Non è difficile fare mente locale di tutto quello che si è fatto?
«Sì, ma non serve farlo a mente. Ci sono accorgimenti molto semplici.
Per avere un colpo d’occhio immediato su come distribuisco il tempo tra le varie macro-aree, alla fine di ogni giornata inserisco nel mio calendario dei segnaposti colorati, uno per categoria. In questo modo, alla fine della settimana o del mese, riesco a vedere come ho diviso il tempo.»
Qual è il consiglio aureo che daresti a un/a manager che non riesce a organizzare il proprio tempo?
«Il tempo è l’unica risorsa che non si può recuperare.
Ogni ‘sì’ che dici a qualcosa è un ‘no’ a qualcos’altro. Bisogna scegliere consapevolmente.
Non credo nella quantità di ore lavorate, ma nella qualità del tempo investito. Per me, essere leader significa anche saper costruire un sistema che permetta di distinguere con chiarezza ciò che crea valore da ciò che lo disperde.
La Legge di Pareto sarà anche mainstream, forse persino abusata, ma funziona!
Spesso è il 20% delle attività che genera l’80% dei risultati. Il vero lavoro sta nell’identificare quell’80% che assorbe tempo ma non produce impatto, e avere il coraggio di riorganizzarlo o eliminarlo.»
È tutto!
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Buon lavoro! 👋
Bellissimo articolo che risuona con un tema che mi sta a cuore: il tempo come espressione di energia e intenzione.
Mi ha fatto pensare al modulo TEEM (Time Emotional and Energy Management) di Meccanica della Mente, dove lavoriamo proprio su questo: oltre la gestione dell’agenda, la consapevolezza di come emozioni ed energie si distribuiscono nel tempo e come possiamo abitarlo con più presenza e lucidità.
E poi… mi è tornata in mente la “regola dell’incrocio” che Luca racconta nel Dojo. La riformulo così:
quando l’incrocio è libero, i “sì” degli altri lo occupano. E se non siamo presenti e intenzionali, quei “sì” diventano urgenze che ci allontanano da noi stessi/e.
Imparare a dire “no” inizia proprio da qui: impegnare l’incrocio per primi, riempirlo con i nostri “sì” profondi.
In questo modo il “no” non è rifiuto, ma protezione e chiarezza.
Grazie per aver generato, ancora una volta , riflessione e direzione. 🔁🧠