Come impostare un processo di delega?
Consigli per gestire la delega like a CEO.
Delegare non vuol dire soltanto distribuire compiti.
Delegare vuol dire coinvolgere il team, stabilire insieme la direzione collettiva, fissare gli obiettivi in modo chiaro, formalizzare le responsabilità individuali e rendere espliciti i comportamenti attesi.
Ne abbiamo parlato con Giacomo Trovato, CEO di Genertel, ex Country Manager Italia e Sud Europa di Airbnb ed Executive Teacher di Wibo, per scoprire come affronta la delega in termini concreti.
Giacomo, qual è il primo passo per un leader che vuole iniziare a delegare?
Prima ancora di pensare alla delega e alle responsabilità individuali, un leader deve guidare il team nella comprensione di quale sia la destinazione collettiva.
Nonostante le urgenze, è essenziale creare uno spazio di confronto sulla direzione da prendere.
Deve farlo per due motivi:
a) perché non può presumere di avere tutte le risposte in tasca, e quindi deve saper valorizzare il contributo di ciascuno.
b) perché le persone che partecipano al processo decisionale sono molto più propense ad assumersi gli incarichi delegati.
Dopo aver chiarito la destinazione collettiva, come si capisce a chi delegare cosa?
Ci sono due casi.
Nel primo, la responsabilità ha una chiara allocazione funzionale.
Se ho un obiettivo commerciale, sarà affidato al Direttore Commerciale.
Se devo implementare una nuova tecnologia, se ne occuperà il CTO. E così via.
Nel secondo caso, invece, si tratta di responsabilità interfunzionali — per esempio, un’intersezione tra tecnologia e vendite.
In situazioni come queste spetta al leader valutare con attenzione chi ha le competenze più adatte per raggiungere quello specifico obiettivo.
Sembra un processo costoso in termini di tempo.
È vero. In molte aziende esistono percorsi formali, integrati nella pianificazione strategica e nel budgeting.
Anche quando non esistono, è fondamentale che il leader li costruisca!
Una volta deciso a chi delegare, come si procede?
È fondamentale formalizzare la delega.
Serve un momento dedicato con la persona coinvolta, per chiarire bene gli obiettivi e renderli il più precisi e oggettivi possibile.
Riprendendo l’esempio di prima: io devo concordare con il Direttore Commerciale che «le vendite devono passare da X a Y, in questo numero di mesi».
Personalmente, uso quasi sempre obiettivi SMART.
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Come funzionano gli obiettivi SMART?
SMART è l’acronimo di: Specific (Specifico), Measurable (Misurabile), Achievable (Raggiungibile), Relevant (Rilevante), Time-bound (Definito nel tempo).
Un obiettivo SMART deve:
essere specifico: dire chiaramente cosa la persona delegata deve raggiungere;
essere misurabile: indicare i parametri quantitativi che definiscono il successo;
essere raggiungibile: cioè realistico, date le risorse disponibili;
essere rilevante: avere un senso rispetto alle priorità strategiche;
essere definito nel tempo: cioè, dev’essere chiara la scadenza.
E se l’obiettivo non è misurabile?
Alcuni obiettivi sono legati ai numeri e sono i più semplici da misurare.
Se riprendiamo l’esempio del Direttore Commerciale: le vendite sono espresse in euro e si può sempre verificare se sono state raggiunte oppure no.
Altre volte, gli obiettivi non hanno una metrica numerica ma sono comunque verificabili in modo binario.
Per esempio: è stata rilasciata la nuova versione del sito web? La risposta è univoca: sì o no.
E i comportamenti? Come si chiariscono?
I comportamenti sono un po’ più difficili da misurare, ma bisogna chiarire le aspettative anche su quelli. E, possibilmente, mettere tutto per iscritto.
Molti problemi nella delega nascono proprio da questo: obiettivi vaghi o comportamenti attesi mai (o mal) esplicitati.
Se mi aspetto proattività da parte di una persona, devo dire esplicitamente: «Guarda, mi aspetto che d’ora in poi, di fronte alle difficoltà, tu sviluppi la proattività necessaria per trovare soluzioni in autonomia».
Questa è un’aspettativa di comportamento, e va chiarita tanto quanto un obiettivo numerico. Ancor meglio, messa per iscritto.
Quindi, ricapitolando: cosa serve per delegare bene?
Primo: chiarire la direzione collettiva. Secondo: individuare per ciascuno gli obiettivi giusti e formalizzarli, quando possibile, in formula SMART. Terzo: esplicitare le aspettative sui comportamenti.
Se facciamo bene questi tre passaggi, aumentiamo significativamente la probabilità che una delega funzioni davvero!
C’est tout! (o quasi)
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